山东师大校字〔2007〕137号

第一章 总 则

第一条 为使学校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，按照国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）的有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校行政公文，是学校在行政管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 校长办公室是学校行政公文处理的管理机构，主管学校行政公文并负责指导行政机关部门、各学院的行政公文处理工作。

第五条 各单位应配备专职或兼职人员负责本单位的公文处理工作。文秘人员应当思想端正，忠于职守，廉洁正派，具有相关专业知识。

第六条 各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条 行政机关各部门要发扬深入实际、联系群众、调查研究和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作的效率和质量。

第八条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第九条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关保密规定，确保国家秘密安全。

第二章 公文种类

第十条 学校行政公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告

适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）通知

适用于转发上级机关的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（七）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复

适用于答复下级单位请示事项。

（九）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函

适用于与学校不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十一条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发单位和印发日期等部分组成。公文的具体要求如下:

（一）秘密公文应当分别标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

（四）发文字号，包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办部门发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容及公文种类，一般应当标明发文单位。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。加盖印章的公文不再写机关名称。用印位置应上不压正文，下压成文日期。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词的标注应在分析全文的基础上正确选定能够全面揭示文件主题的词，一般按公文所涉及的范围、内容、文种的顺序选择3—5个词组。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，注重效用。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十五条 校长办公室负责学校对外正式行文，各部门在自己的职权范围内可以互相行文。

第十六条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

第十七条 各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

第十八条 向下级部门的重要行文，应当同时抄送直接上级部门。

第十九条 上级行政机关对我校的行文，一般应由校长办公室统一处理，需转发的应经校领导批准，由校长办公室转发。

第二十条 由职能部门草拟的以学校名义上报下发的公文，必须经校长办公室核稿后报校领导审批、签发。各业务部门不得直接将文稿交校领导审批、签发，更不得直接向学校的上级机关行文。

第二十一条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关，应当用抄送形式。“请示”应该送校长办公室审核、转呈，不得直接送校领导个人。校领导不接收直接报送领导个人的需要审批的公文，如收到此类公文，应当转校长办公室按照规定程序办理。

第二十二条 凡根据校领导直接交办、向领导个人直接报送需要审批的公文，应当说明校领导是如何交办的，并随文附上领导原批示复印件。

第二十三条 “报告”中不得夹带请示事项。

第五章 发文办理

第二十四条 学校行政发文，主要是指以山东师范大学名义对内、对外上报下达的公文，一般发文字号为山东师大校字〔20××〕×号，山东师大校干聘字〔20××〕×号，山东师大外字〔20××〕×号，山东师大人合退字〔20××〕×号，及以学校名义张贴的通告、通知等。发文办理包括拟稿、审核、签发、编号、复核、打印、校对、用印、登记、分发等程序。

（一）拟稿。学校综合性文件的起草由校长办公室负责，其它业务文件由各业务部门承办。草拟行政公文应注意：

1.一律使用校长办公室印制的发文稿纸，对所列内容要逐项填写，在文稿中不得有贴页、裁页；

2.拟稿应当使用微机打印；

3.拟稿应当做到情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短；

4.公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送机关的行文关系确定；

5.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；

6.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日；

7.公文的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”， 第三层为“1.”，第四层为“(1)”；

8.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数码。

（二）审核。文稿拟就后，应由业务部门负责人进行初核并签署意见后与文稿电子版报校长办公室秘书科复核，送审稿必须完整，附件必须与主件一同送审。对于不符合有关要求的送审文稿，校长办公室不予办理；对于需作较大修改的送审文稿，退回起草部门重新修改后再送审核。

（三）签发。校长办公室秘书科复核后，由校长办公室主任签署意见呈有关校领导审定、签发。签发人应签署意见、姓名和日期。文稿一经签发，未经签发领导批准不得更改。

（四）编号。文稿在校领导签发后由校长办公室秘书科编排发文号。

（五）打印。打印公文要严格执行保密规定。凡学校发文，编排发文号后由校长办公室秘书科送印，其他部门不得自行处理。

我校行政公文根据缓急程度分为特急件、急件、正常件。特急件的印制时间为1个工作日或按限定的时间完成；急件的印制时间为2个工作日；正常件的印制时间为5个工作日以内。公文印制的缓急程度由拟文部门提出、校长办公室秘书科核定。

（六）校对。打印稿的一校由校长办公室秘书科负责，二校及三校由拟稿人负责。校对人员应在发文底稿上签字。

（七）复核。公文正式印制前，校长办公室秘书科应当进行复核，重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

（八）缮印及用印。文件印刷完毕，经校长办公室秘书科再次核对无误后，加盖公章。

（九）登记、分发。行政公文由文印室装订完毕后，由校长办公室秘书科在发文本上登记后再向校内、校外分发。公文发出后，如发现错误，应及时更正。

第六章 收文办理

第二十五条 学校收文主要是指上级机关来文、平行单位来文和校内基层部门来文。办理收文的主要程序包括：签收、登记、批办、分送、承办、催办、立卷、归档、销毁等。

（一）签收。校外来文由校长办公室机要员送机要秘书处签收，校内来文直接交校长办公室机要秘书。

（二）登记。收文统一由机要秘书拆封、登记。

（三）批办。收文送校长办公室主任提出批办意见送校领导或者有关部门阅办。批办的主要原则：

1.重要文件，批呈书记、校长阅示；

2.业务文件，按职责分工，批呈分管校领导阅示（其中属重要工作、重要情况，要同时复印呈送主持全面工作的校领导阅知）；

3.具体事务性文件，批转有关业务部门阅办。

（四）分送。校长办公室机要秘书按批办意见分别送达校领导或有关部门；校领导阅示后的文件，由机要秘书依批示将复印件交承办单位，各级负责人和各部门不得随意横传公文。

（五）承办。对上级部门交办的公文，承办单位要按文件要求和校领导批示及时办理，办理完毕后，应当以书面或电话形式向校长办公室机要秘书报告办理结果。对不属于本部门职权范围或者不适宜本部门办理的公文，应当迅速退回机要秘书处，并说明情况。

（六）催办。对各类文件的办理情况，由校长办公室机要秘书负责催促办理。

第七章 公文归档

第二十六条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十七条 公文立卷归档由各业务部门负责公文处理的工作人员负责；学校收文、发文由校长办公室机要秘书负责整理后移交综合档案室立卷、归档。

第二十八条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位主要工作情况，便于保管和利用。

第二十九条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章 公文管理

第三十一条 公文由文秘部门统一收发、审核、用印、归档和销毁，文秘部门应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

第三十二条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经校领导或校长办公室主任批准可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。

第三十三条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第三十四条 公文被撤销，视为自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十五条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管负责人批准，可以销毁，不得按废品出卖。其中销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第三十六条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

第三十七条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附 则

第三十八条 本办法由校长办公室负责解释。

第三十九条 本办法自公布之日起施行。

二○○七年八月十五日