山东师大校办字〔2007〕9号

关于印发《山东师范大学行政发文文稿审核制发规范》、

《山东师范大学行政文件格式细则》、《山东师范大学行政公文及文稿处理退办规定》、《山东师范大学内部请示报告运转规范》

等4个文件的通知

校内各单位：

现将《山东师范大学行政发文文稿审核制发规范》、《山东师范大学行政文件格式细则》、《山东师范大学行政公文及文稿处理退办规定》、《山东师范大学内部请示报告运转规范》等4个文件印发给你们，望认真贯彻执行。

二○○七年八月十五日

山东师范大学行政发文文稿审核制发规范

一、基本要求

凡以山东师范大学名义制发的公文，无论文稿由何部门代拟，均由校长办公室秘书科负责审核和送审送签。

公文文稿审核制发工作，要严格遵循国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和省政府、省教育厅、学校有关文件精神，坚持实事求是、认真负责的工作作风，努力精简文电，大力提高工作质量和效率。

二、受理登记

校长办公室秘书科收到文稿要进行认真检查，符合下列要求的应予受理：

（一）文稿由学校职能部门（单位）代拟；

（二）文稿首页使用山东师范大学发文稿纸，主办部门（单位）拟稿人在相应栏目内签署姓名，部门（单位）负责人签署意见、姓名、时间；

（三）文稿内容涉及其他部门工作职责的，主办部门组织了会签，会签部门负责人已签署意见、姓名和时间；

（四）文稿文理通顺，用A4型纸打印清楚，并报送文稿电子版；

（五）必要的行文背景、会签情况附有说明，附件及其他有关材料齐全。

对不符合上述要求的文稿，应说明理由，退主办部门修订完善。退办时，应将需要办理的有关事项一次性告知部门承办人员。

三、审核把关

校长办公室秘书科对已受理的文稿，应在了解文稿背景情况、把握文稿基本精神的基础上，仔细推敲，认真审核。

（一）审核文稿应把好五关：

1．行文关。确定是否需要行文，以何名义行文。

2．内容关。审查文稿是否观点正确、符合实际、有的放矢、切实可行，有无观点错误、界限不清、宽严失度、难以执行之处。

3．政策法规关。审查文稿有关内容，是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与上级主管部门已经发布、仍在执行的政策、规定有无矛盾；如属提出新的规定、意见，是否经学校研究，是否需要废止现行有关规定、意见。

4．文字关。审查文稿是否结构严谨、条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法，准确凝练；标点符号、数字称量、人名地名、专用术语是否正确、规范。

5．体例格式关。审查拟定的公文文种、标题、主送单位、抄送单位、密级、急缓程度、主题词等，是否符合规定。

（二）确定是否需要行文，以何名义行文，可按以下原则掌握：

1．学校向上级机关请示、报告，向各单位发布对学校具有普遍指导意义的决定、通知（包括发布规章制度和转发重要公文）、通报，对重要问题提出意见等，可用《山东师范大学文件》版头制发公文。

2．用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达校领导对有关事项的批示，传达需要学校下级单位周知和办理的事项等，可用《山东师范大学校长办公室文件》版头制发公文。

3．机关职能部门向基层单位布置工作，发布通报，与其他职能部门商洽工作等，可用《山东师范大学××处（室）》版头制发公文。

4．各基层单位向有关部门商洽工作，请求批准，布置本单位工作，发布通报等，可用《山东师范大学××学院》版头制发公文。

各职能部门、专项工作组召开的专业性会议、座谈会、协调会形成的报告、纪要，一般不以学校或办公室文件转发，由职能部门、专项工作组自行办理。校长办公会议议定事项由校长办公室以校长办公会议纪要形式发布。

四、审修加工

对已确认可以学校或校长办公室名义行文的文稿，要针对审核中发现的问题，认真进行修改。代拟稿基础较差、需作较大改动的，提出修改要求，请主办部门修改；基础较好、无需作大改动的，由校长办公室秘书科修改。修改代拟稿应遵循以下原则：

(一)文字和技术性修改由秘书科负责。修改的文稿要做到观点正确、条理清晰、文字简练、语言流畅、表述准确、页面整洁。

(二)涉及实质性内容的修改应征求主办部门和有关部门的意见。如意见不一致，应通过协调取得一致意见后作出修改。实质性内容改动较大的，应请主办部门负责人审阅修改稿并签署意见，必要时请有关会签部门负责人审阅并签署意见。

（三）审修后文件打印稿的一校由校长办公室秘书科负责，二校及三校由拟稿人负责。校对人员应在发文底稿上签字。

会签过程中解决不了的分歧和文稿审理过程中出现的分歧，校长办公室秘书科应在认真审阅、全面把握政策依据的基础上提出意见建议，请校长办公室主任或学校领导协调裁决。

五、送审送签

拟以学校行政名义行文的文件文稿，校长办公室秘书科在送审时应附《山东师范大学发文稿纸》，经校长办公室主任签字后呈有关校领导审定、签发。拟以校长办公室名义行文的文件文稿，秘书科在送审时应附《山东师范大学发文稿纸》，由校长办公室主任签发，重要文件应经主管校长审阅。签发人应签署意见、姓名和日期。文稿一经签发，未经签发领导批准不得更改。

六、送印归档

文件文稿经领导签发后，校长办公室秘书科具体承办人员要进行认真复核。复核的重点是：会签、审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核后要编选文号，选好主题词，根据发送范围编制文件打印单，送文印室印制。

文件印出后，秘书科具体承办人员应将成文、文稿及其他有关资料搜集齐全，以备归档。

七、时限要求

审理文稿要努力提高效率。我校行政公文根据缓急程度分为特急件、急件、正常件。特急件的印制时间为1个工作日或按限定的时间完成；急件的印制时间为2个工作日；正常件的印制时间为5个工作日以内。公文印制的缓急程度由拟文部门提出、校长办公室秘书科核定。因特殊原因审理时间较长的，应及时向有关领导报告。文稿需退拟稿部门修改完善的，承办部门应抓紧修改完善，具体承办人员应及时催办。

山东师范大学行政文件格式细则

第一条 为保持学校行政文件格式的规范、统一、严肃、整洁，根据《国家行政机关公文处理办法》(国办发〔2000〕23号)及省政府、省教育厅、学校有关文件精神，结合我校实际，制定本细则。

第二条 学校行政文件包括《山东师范大学文件》、《山东师范大学校长办公室文件》，以及校长办公会议纪要、专题会议纪要等。

《山东师范大学文件》格式

第三条 文件眉首。一般是指首页横线以上，包括文件名称、发文字号、秘密等级、紧急程度等内容。眉首部分一般占首页的1/3到2/5。文件天头空45毫米，文件名称下沿与横线距离为30毫米。

第四条 发文字号。包括行政代字、年份、顺序号。山东师范大学发文字号为：山东师大校字〔20××〕×号，山东师大校干聘字〔20××〕×号，山东师大外字〔20××〕×号，山东师大人合退字〔20××〕×号。

第五条 文件密级。分为绝密、机密、秘密三个等级，注在文件首页右上角。密级用3号黑体字，中间空1字。秘密等级与保密期限之间以“★”隔开。

第六条 文件紧急程度。分为特急、急件两种，注在文件首页右上角，先注秘密等级，再注紧急程度。紧急程度用3号黑体字，中间空1字。

第七条 上报文件应注明签发人。文件签发人姓名注在发文文头红线右上方，发文字号左移。上报文件发文字号为3号仿宋体，前空1字。“签发人”用3号仿宋体字，后面用全角冒号，冒号后用3号楷体字标注签发人姓名。

第八条 文件标题。包括学校名称、文件的主要内容、文件种类。文件标题应避免冗长，力求简短，一般不用标点符号，但标题中的法规和规范性文件名称要加书名号。公文标题在红色横线下空2行，用2号小标宋体字。

第九条 主送机关。即文件发往机关名称。主送机关置于标题之下空1行，左侧顶格，名称后加冒号，用3号仿宋体字。

第十条 公文正文。在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文件正文中结构层次序数，第一层为“一、”，应为黑体；第二层为“(一)”可变楷体；第三层为“1．”第四层为“(1)”。文件结构层次不宜过多，应力求简洁。

第十一条 文件落款。指正文末尾加盖的学校印章和成文时间。发文机关印章盖于正文右下方、成文时间中间上方，上沿不能压正文，底边在成文时间之下。成文时间一般用领导同志最后批准日期，联合行文，以最后签发机关领导同志的签发日期为准。如领导同志签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间由校长办公室确定。成文时间用汉字将年、月、日标全。

第十二条 公文附件。如有附件，应在正文之下(空1行)、文件落款之上注明附件顺序和名称用3号仿宋体字。主件和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。

第十三条 文件附注。注在文件落款(印章)左下方，并用括号括起来，用3号仿宋体字。

第十四条 主题词。标引在文件末页、抄送栏之上，按类别词、类属词、地区、文种的顺序排列，数量不超过5个。“主题词”3个字顶格，用3号黑体字，主题词内容用3号小标宋体字，词目之间空1字。

第十五条 抄送机关栏。设在文件末页下端主题词之下、文件印发机关栏之上。抄送平级机关应按照党、政、群、军的顺序排列。抄送机关名称用3号仿宋体字。

第十六条 印发机关栏。设在抄送栏之后。印发机关统称山东师范大学校长办公室，印发日期一般为送往文印室的日期。印发机关、印发日期用3号仿宋体字，行首、行末各空1字。

第十七条 页码用4号半角白体阿拉伯数码标注，置于版心下边缘之下一行。

其他学校行政文件格式

第十八条 《山东师范大学校长办公室文件》使用山东师大校办字〔20××〕×号，文件眉首分别套红印制山东师范大学校长办公室字样，发文字号置于机关名称之下、横线中央之上。其他格式、用字同《山东师范大学文件》文件格式。

第十九条 校长办公会议纪要，其密级标准、紧急程度的标注及正文用字同《山东师范大学文件》文件格式，主题词、分送栏置于正文之后，印发机关、成文时间位于最后一行。

第二十条 学校专题会议纪要，套山东师范大学信笺头，其标题“会议纪要”用2号黑体字，置于山东师范大学信笺头横线中央之下。发文字号置于正文右上方，主题词、分送栏格式同《山东师范大学文件》文件格式。

印刷格式

第二十一条 文件纸一律采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，左侧装订。文字一律从左往右横排，不得使用异体字、繁体字和不规范的简化字。

第二十二条 文件标题使用2号小标宋体字，正文使用3号仿宋体字。行文中需要变换字体时，可参照如下方式：一级标题使用3号黑体，句尾不加标点，下文另起行；二级标题使用3号楷体字，可不另起行；三级标题以下均使用3号仿宋体字，不再变字体。

山东师范大学行政公文及文稿处理退办规定

为进一步规范行政公文及文稿办理程序，精简数量，提高质量，更好地为学校建设和发展服务，根据有关文件精神，经研究决定，对不符合公文处理程序、无必要发文的拟办公文及不合要求的文稿予以退办。具体规定如下：

一、行政公文退办范围

（一）与国家法律法规或学校有关规章制度相违背的；

（二）行文不规范，有严重错漏的；

（三）涉及其他部门职权，需要多个单位、部门会签而未办理的；

（四）未提供拟办公文电子稿的；

（五）未按照公文正常流程办理或越级报送领导的；

（六）未正确填写发文稿纸，单位、部门领导未签署明确意见的；

（七）不需以学校名义发文的；

（八）附件未附的；

（九）未按规定提前3天报送的；

（十）其他不符合行文规定的。

二、文稿退办范围

（一）已列入学校工作计划需学校领导出席的重要活动、会议，主办单位应将领导讲话草拟稿、活动安排、会议日程等需提前7—15天报送至校长办公室秘书科；拟请学校领导出席的一般性活动、会议，主办单位应将领导讲话草拟稿、活动安排、会议日程等提前5天报送至校长办公室秘书科，凡超出报送时限的，原则上不再安排文稿办理事项；

（二）行文不规范，有严重错漏的；

（三）文稿起草明显有抄袭痕迹，缺乏创新，粗制滥造的；

（四）部门负责人未认真审阅、未签署意见的；

（五）其他不合文稿草拟要求的。

三、退办程序

（一）在做出退办决定后，校长办公室秘书科通知拟办单位，并告知退办原因；

（二）拟文单位收到退办通知后，于两天内对退办的草拟稿及《公文及文稿处理退办通知单》进行签收；

（三）拟文单位对草稿修改完毕后，按照正常程序重新报送校长办公室秘书科；

（四）在确认符合标准和程序后，校长办公室秘书科按工作流程予以办理。

四、其它

（一）未按学校行政公文及文稿处理相关规定办理影响工作的，责任由拟文单位自负；

（二）本规定自发文之日起执行；

（三）本规定由校长办公室负责解释。

山东师范大学内部请示报告运转规范

一、处理原则

各单位报送校长办公室的内部请示报告，校长办公室均应认真负责地进行处理，做到准确、及时、安全，不误事，不误时，不泄密，为基层和部门提供高效率、高质量的服务。

内部请示报告经审核，凡符合学校行政机关公文处理规定的，一般批交有关职能部门办理，由办理部门直接答复来文单位；特别重要的来文由有关职能部门研究提出办理意见，报请校领导或提交有关会议审议批准后，由校长办公室答复来文单位。

二、处理程序

收到校内各单位内部请示报告，由校长办公室按下列程序处理：

（一）审核。对来文进行审核把关，审查是否符合学校行政机关公文处理规定，是否符合行文规则，内容是否符合学校有关规定，涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签等。经审核，对符合规定的来文，进行登记、拟办；对不符合规定的来文，按有关规定提出退办理由，连同来文一并退回呈报单位。

（二）登记。对经审核符合规定的来文，登记收文号、收文日期、来文单位、文件标题(或内容摘要)等。其后的处理过程和办理结果等，都应随时记录。

（三）拟办。认真研读来文，在熟悉来文内容的基础上，提出办理意见，供校领导审定、决策。

办理意见包括以下内容：

1．来文要点。主要是为校领导提供简要背景情况，便于校领导审批内部请示报告和决策时参考。

2．处理意见。主要是确定承办部门和如何处理。对需转有关部门研究的来文，提出主办、会办部门和办理建议，明确由主办部门直接办复还是由主办部门提出意见后报校领导审定；对需校长办公室直接审定的来文，提供有关规定和决策依据并酌情提出倾向性意见、建议或方案，供校领导审定。

3．阅批范围。根据领导分工和来文单位及来文内容确定阅批人，并视情况确定是否需要阅批人以外的领导阅知。一般事项送分管校领导阅批，特别重大事项送学校主要领导阅批。

（四）审核、登记和拟办环节，应于收到文件后1个工作日内完成。

（五）送审。按照拟办意见确定的阅批范围及阅批顺序送阅批人审批(需阅知的送阅知人阅)。

（六）批办。办理意见经送审批准后需转有关部门办理的，应对承办部门提出办理要求并予转送。

批办意见应明确提出承办部门如何办理，正常办理还是限时急办，主要有以下几种：请部门(或会同有关部门，下同)遵照执行、请部门协调处理、请部门研究答复来文单位、请部门研究提出意见并上报等。

对转有关部门办理的内部请示报告应明确提出办理时限要求，承办部门对一般事项应在5个工作日内回复，特殊情况可视情况适当延长。

（七）催办。凡送校领导批示或交有关部门办理的内部请示报告均应及时、定期催办，做到紧急事项跟踪催办、重要事项重点催办、一般事项定期催办。对超过办理期限未回复办理结果的，应要求主办部门说明原因，督促主办部门采取措施从速办理，并向来文单位说明情况。催办过程要作简要记录，重要情况应及时向有关领导汇报。

（八）注结。对经办的内部请示报告要分类存放，以备查询。每年初将上年度内部请示报告进行清理，对校领导重要批示件或有查阅价值的内部请示报告，整理后转学校综合档案室存档。

三、情况反馈

内部请示报告办理情况应及时向有关校领导和有关方面报告。

（一）对送审过程中阅批人的重要批示、重要文件运转情况，及时向有关阅批人和其他领导报告。

（二）对校领导关心及交办的重要内部请示报告，及时向校领导报告部门办理的阶段性情况、结果。

（三）校领导批示具体意见的内部请示报告，及时将部门上报的书面办理意见报校领导阅示。