山东师大党办字〔2009〕9号

校内各单位：

为深入贯彻落实科学发展观，进一步加强和改进学校管理工作，提高管理效能，根据中共山东省委办公厅、山东省政府办公厅《关于切实改进会议活动工作的规定》（鲁办发〔2009〕9号）、《关于切实改进文件工作的规定》（鲁办发〔2009〕10号）等有关文件精神，现就精简会议文件、改进会风文风提出如下意见。

一、精简会议，改进会风

（一）严格履行会议审批程序

对以学校名义召开的全校性会议和举行的重大活动，要统筹安排，从严控制。会议、活动具体承办或牵头单位要将有关方案以内部请示的形式提前报送党委办公室（以下简称党办）或校长办公室（以下简称校办），按程序报书记、校长或分管领导审批；特别重大的会议、活动，要提交党委常委会议或校长办公会审定。承办全国、全省性会议和活动的，还需按隶属关系报请上级主管部门批准。主办或承办的在华召开的国际会议，由主办单位以内部请示的形式报送国际交流与合作处审核，严格履行外事审批程序。

未经学校研究批准的会议、活动因情况特殊确需进行的，须由学校党政主要负责同志批示同意并按上述程序补办审批手续。

对以校内各职能部门名义召开的贯彻重要会议、文件精神，研究部署重要工作的各类工作会议和日常业务会议，由主管部门报分管校领导批准后召开。

（二）严格控制与会领导规格

对需由学校领导成员参加的各类公务会议活动，党办或校办负责统一协调安排。各单位拟请学校领导成员参加会议活动的，原则上要提前一周报党办或校办，由党办或校办协调安排。各部门各单位不得直接向学校领导报送出席会议活动的请示件；因情况特殊学校领导直接答复会议活动主办单位或部门同意参加的，也应按程序报党办或校办备案。

学校召开的重要会议，可请学校领导成员集体出席；其他以学校名义召开的会议，原则上请1-2位分管校领导出席；各部门召开的一般性工作会议及联谊性活动，一般不安排学校领导出席。要切实减少接待活动，减少主要领导陪同次数和时间。

根据学校党委《关于进一步完善校党委常委和校行政联系学院制度的意见》（山东师大党字〔2009〕10号），学校领导成员要坚持每学期参加1-2次所联系学院的会议或活动，定期参加所联系学院的领导班子民主生活会。

（三）切实精简会议、节约开支

要大力压缩会议数量、规模，尽量缩短会议时间，减少与会人员，逐步利用现代网络平台和通信传播工具部署工作，努力做到没有结合实际研究解决具体问题的会议不开；可用其它方式解决问题的会议不开；内容相近、参加人员重叠的会议合并召开；时间靠近、参加人员相近的会议接续召开。

学校举行的各类会议和活动，要严格遵守党风廉政建设的各项规定，厉行节俭，严禁超标准使用经费。各类会议均不邀请与会议内容无关人员参加；对与会的校内人员不安排参观考察，不发放会议礼品和纪念品，不以发送请柬的形式通知。要严格控制会议成本，一般不发放宣传材料及画册；会场布置等要简洁、大方、实用，会场一般不摆放鲜花。

（四）加强组织协调，努力提高办会质量

各类会议活动要充分酝酿、精心准备、认真组织，做到主题明确、重点突出、务求实效。会前要做好议题议程确定、与会人员通知、履行会议报批程序、准备会议材料、会场布置与服务等准备工作。凡以学校名义召开、承办的会议，由党办或校办负责协调，有关部门配合。会议主持词、领导讲话等文稿，由相关处室代拟，党办或校办负责审核把关。由部门承办的一般性会议，会务工作原则上由部门自行安排，会议经费由承办单位自行解决。会后，会议牵头部门应尽快将会议记录、会议纪要、校领导讲话稿等材料报党办或校办备案。会议牵头部门还应负责检查会议决议、决定的执行与落实情况，及时向校领导汇报，并报党办或校办备案。

二、精简文件，改进文风

（一）大力精简文件材料

1.从严控制文件印发数量。凡法律法规有明确规定或已公开全文播发见报的，一般不再印发文件。上级党委、政府的普发性文件，根据学校实际没有必要以印发文件形式提出贯彻落实意见的，不再印发文件。内容相近的多个文件，应合并为一个文件印发。内容与已发过的文件基本相同的不重复发。不成熟的酝酿成熟再发。已开会部署并明确工作任务的，一般不再发文。开发利用网络功能，积极推进无纸化办公，能通过当面协商、电话方式处理的事项，能通过内部办公系统等便捷方式处理的事项，一般不印发文件。严格控制文件发送范围，减少发文份数。

2.严格掌握文件制发规格。学校内设机构除党委办公室、校长办公室和有关群团组织，一律不得对外正式发文。学校内部发文可以党办、校办名义印发的，不以学校党委、行政名义印发；文稿内容属部门职责范围、可以部门名义印发的，不以党办、校办名义印发；属于职能部门职责范围的工作，一律由部门自行或联合行文。

3.压缩文稿篇幅。文件和讲话稿要突出主题，减少一般性论述。以学校名义召开的全校性会议的工作报告和主题讲话稿一般应控制在8000字以内；一般性文件、材料、讲话稿一般应控制在3000字以内；信息简报控制在1500字以内。

（二）切实提高文件制发质量

1.提高文件起草质量。要着力增强文件的针对性、指导性和可操作性。文件的起草，除学校领导明确由党办、校办拟稿的，一般由职能部门负责起草，涉及多个部门的，经请示校领导后由牵头职能部门负责召集相关部门研究讨论文件起草事宜。文稿的起草要严格执行公文规范。

2.落实文稿制签责任。严格实行责任制，落实文件起草、修改、会签、送审等各个环节的工作责任。对文件起草实行执笔人签字，主要负责人审改签发制度。需有关部门提出意见并会签的文稿，起草单位要主动沟通，待有关部门达成一致意见并会签后送党办或校办。起草单位报送代拟稿时，应将起草事由、行文依据及会签情况一并附上。对未经起草单位主要负责人签发或有关部门未会签的文稿，党办或校办不予受理。

3．严格文稿审核把关。党办或校办要从方针政策、法律法规、文字表述、格式体例等方面对文稿进行认真审核把关，确保文件质量。文稿应由有关部门会签的，责成起草单位与有关部门沟通，达成一致意见并会签；文稿需作较大修改的，责成起草单位负责进行修改；需要进行研究和磋商的，召集起草单位和有关方面进行讨论沟通，确保文件正确无误。

（三）规范文件运转程序

1.上级来文。所有上级机关主送学校的来文须统一送党办、校办登记处理。办公室人员要根据来文的内容，按照有关程序送校领导阅示和有关部门阅处。校领导和有关部门签阅文件后，应及时返给办公室机要秘书，文件不得横传，以免丢失。

2.校内文件。凡以学校党委、行政名义印发的文件，拟稿单位应在充分酝酿的基础上形成初稿，涉及多个部门的要事先做好协调会签工作，文稿送党办、校办进行发文运转。各部门不得直接将公文送校领导签发。

3.请示、报告。报请学校审批的请示或报告必须以学校二级单位的名义呈送，学校不受理越级请示或报告。请示或报告均应一事一文，并不得在报告中夹带请示事项。凡向校领导呈送的请示、报告，均须经党办或校办统一登记，由党办、校办主任签署处理意见后呈送校领导阅处。为防止请示、报告在审批和运转过程中出现混乱或重复签批，所有请示、报告一律不准分送，校领导不直接接受单位的请示、报告。各单位的请示在上报学校之前，还应根据内容要求，先送相关职能部门会签，由职能部门签署意见后，再由党办、校办呈送校领导批示。党办、校办要及时将校领导批示的意见反馈给呈文单位和有关承办单位，并根据校领导的批示进行催办、督办。事项处理完毕后还应及时将处理结果反馈给呈文单位，并同时向校领导报告有关单位的执行情况。对于不按程序，未经党办、校办登记而直接呈送校领导的请示、报告，校领导可不予阅批。校内各单位须请示学校的事项，应当及时上报，给学校领导留出研究、决策的时间。

（四）加强文件保密管理

1.加强涉密文件管理。把涉密文件管理作为重中之重，落实专人负责、专柜保管。严格按照涉密文件规定的范围组织阅读或传达。

2.强化保密措施。涉密文件在起草、运转、阅办过程中，要严格落实各项保密制度；涉密文件要定点印制、清退和销毁。

3.落实保密责任。把文件工作保密责任落实到具体岗位、具体人，确保文件不失控、不丢失、不泄密。对出现文件丢失、泄密，造成重大损失和严重影响的，严肃追究当事人和有关领导的责任。

党委办公室 校长办公室

２００９年7月９日